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创见聚光灯之团队协作工具:Fleep推事本

  Fleep 是在去年由 Skype 出走前高管  Henn Ruukel 建立的一个团队协作工具,当时它打出的口号是:“让收件箱清零”

  好吧,怎么才能让人提起兴趣整理冗余了很久的邮箱呢?Fleep 给出的答案是:把邮箱做成群聊。Fleep 其实并不是一款协作工具,而是一款企业内部的聊天工具,它的作用是取代低效率的邮箱沟通,让所有的信息都变的更加快速/即时。但是邮箱之所以在团队协作中不可能被即时通讯取代的一点是电子邮件的灵活性非常高,不论市短消息长消息文本消息还是媒体消息,无论是对个人还是对群组都能很方便的组合。而即时通讯面临的问题是不同的工具不是发起群组会话不方便就是消息有格式的限制。

  以 Skype 为例,Skype 在很长一段时间里甚至连离线消息都做不到(A 和 B 必须要同时在线,A 才能给 B 发消息);没有统一的聊天记录搜索;更换设备后无法查询以往的聊天记录。而考虑到 Skype 和之前的 MSN 在国外即时通讯市场的占有率就不难理解为何在 Skype 工作的 Ruukel 同学要出走做 Fleep 了。

  Fleep 是专为办公而生的即时通讯,优化了 Skype 在办公领域的各种不足。

  进入界面之后,我们会发现 Fleep 的内容是以 Conversation(对话)组织的,人与人的关系被组织在一个一个对话中。虽然也有通讯录的设计,但并没有在主界面上体现出来。在对话的过程中,Fleep 同时为每个人说的每一句话提供了选项,这个选项分别是:收藏、引用和标记。

  这三个标记的好处是可以让会话看起来结构更加清晰,因为 Fleep 每个对话中可以添加许多个对话者,十分类似于 QQ 群。以前用 QQ 群来做头脑风暴的时候效果虽然不错,但是在整理起来的时候就会很麻烦,Fleep 可以在聊天的过程中实时的将那些有价值值得保留的话收藏起来这样可以方便之后的整理,当然所有的聊天记录原本就是被全部保存而且可以进行关键词搜索的。

  除了收藏之外,另一个利于团队协作的功能是引用,这个功能乍看上去像是和QQ群众的 At 功能类似。但是其实不然,QQ群众的 At 是对某个人的动作。如果之前那个人曾经发过几条消息说的不是一件事,就会产生指代不明。而且,只 At 人的话,在第三方阅读时可能还要向前翻找这个人所说的话造成搭话时机的延误。在 Fleep 里,引用某人的一句话发言时,会将引用的那句话和自己的新发布的消息放在一起,这样既明确了交流双方的焦点也方便了阅读者。

  在聊天过程中产生的附件,会被 Fleep 整理到 Conversation 右侧的 Files 标签页中,而且文件是可以被所有聊天成员都看到的,这样就不用担心在聊天过程中错过了文档或文件的传递了。

  这是一个没有加入 Fleep 人直接回信的效果,点“...”可以显示邮件原文

  Fleep 的另一个优秀之处在于它不需要聊天中的每一个成员都注册 Fleep 才能使用,如果你在某个 Conversation 中添加了一位成员,而这位成员并未使用过 Fleep。那么 Fleep 将会把这个会话的每一条内容都当作一封邮件发给这个聊天成员,然后这位成员也只需要回复这个邮件就能够参与聊天。这样,Fleep 不仅覆盖了 PC 端和 Android/iOS 智能手机,甚至是任何能够使用电子邮件的设备就都能使用了。

  回到 Fleep 的目标让收件箱清零上来,他们的团队认为有了 Fleep 之后企业就可以彻底向电子邮件说再见了……我觉得,似乎并没有做到(不如说,碎片邮件越来越多了好么!)。

  接下来的一个产品是推事本,这又是一款国产的团队协作软件。一般来说,我们要是安排一个国外的一个(或多个)国内的就意味着国内的是国外的“山寨品”。但是推事本,还真不是!

  虽然推事本有些理念和 Fleep 类似,比如他们都是以沟通的角度切入的团队协作,但是如果将推事本剩余的部分说成微创新的话,那这微也太巨大了。

  初次登陆推事本之后你会发现这是一个和我们测试过的产品大同小异的项目管理类团队协作平台。但是,推事本的特色在于它在“消息”这一功能中对 Fleep 模式的整合。

  在推事本的成员功能中,用户可以将自己不同的联系人创建一个分组,而这个分组将被保存在消息功能中作为一个群组聊天室。推事本的群组聊天和单人聊天是类似 Fleep 那样功能丰富的,而不是简单的信息传输。

  虽然没有了收藏比较可惜,但是+1 在一定程度上可以替代收藏的作用,同时还能够反映出群组成员对某一消息的反应,能够用来快速搜集成员反馈。回复的效果做的也比 Fleep 更加精致。而“我负责”和“指派”这两个功能的加入是推事本将聊天整合进任务管理的关键。

  打开推事本的聊天界面其实我们就可以看到,聊天界面的右侧就是这个群组的群组任务列表。在群聊的过程中,可以非常方便的创建团队任务并将任务指派给某个人。

  由于在聊天过程中所产生的任务很可能都是非常琐碎具体的事情,因此推事本可以将某个具体的任务划分到一个任务组中,聊天界面中切换任务组也非常方便。

  另外,就是任务的执行过程中,推事为用户提供了内置的番茄工作法(番茄工作法即将某一件事以时间分割为25~30分钟一个番茄,每个番茄之间休息5分钟,用来提高工作效率和进行有效的时间计量,是个人时间管理方法的一种),让成员能够更加精力集中的完成工作。同时也能够让团队的其他成员掌握好你正在做什么,是否有空闲。

  其他方面推事本基本做到了一个项目管理平台应有的功能(成员管理、文件管理、任务管理),但亮点就没有在聊天功能上的那么突出了。

  不过遗憾的一点是,推事本不像 Fleep 那样能够将未注册的人拉入聊天中。但是考虑到推事本将任务管理与聊天的有机结合,推事本的聊天在团队协作中的帮助还是远胜 Fleep 的。

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